EN Kontakt Prozess prüfen

Worum es geht

EU AI Act und Prozessautomatisierung, was seit dem 02.02.2025 gilt.

Wer Prozesse mit KI automatisiert, arbeitet nicht im rechtsfreien Raum. Seit dem 02.02.2025 gilt Art. 4 der EU-KI-Verordnung, die KI-Kompetenzpflicht. Sie verlangt, dass Menschen, die KI-Systeme einsetzen oder betreiben, über ausreichende Kompetenz im Umgang mit dieser Technologie verfügen. Für Prozessautomatisierung mit KI heißt das: Es reicht nicht, ein Tool einzuschalten. Dein Team muss verstehen, was die KI tut, wo ihre Grenzen liegen und wie Ergebnisse geprüft werden. Wir setzen Automatisierung von Anfang an so auf, dass dieser Anspruch erfüllt ist.

Kontakt Prozess prüfen

Was reinkommt: PDF-Rechnungen, E-Mail-Anfragen, Bestellungen, Formulare, Excel-Listen, Onboarding. KI + RPA. Wo es landet: SAP, CRM, DATEV, Freigabe.

Klingt das nach deinem Prozess? Buch ein kurzes Erstgespräch über unseren Buchungskalender, oder schreib an info@prozessautomatisierung.co.

Art. 4 KI-Kompetenzpflicht im Klartext

Die KI-Kompetenzpflicht zielt darauf, dass KI nicht als Blackbox blind genutzt wird. Beteiligte sollen einschätzen können, wie ein System zu seinen Ergebnissen kommt, welche Risiken bestehen und wann ein Mensch eingreifen muss. Das ist keine Bürokratie um ihrer selbst willen, sondern gute Praxis. Genau deshalb bauen wir Automatisierung mit klaren Freigaben, nachvollziehbaren Schritten und dokumentierten Entscheidungsregeln. So bleibt der Prozess prüfbar, und dein Team kann belegen, dass es die eingesetzte KI versteht und steuert.

DSGVO und Datenschutz

Neben dem AI Act gilt weiterhin die DSGVO. Prozessautomatisierung verarbeitet oft personenbezogene Daten, etwa in Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen. Wir arbeiten mit Servern und Daten in Deutschland oder der EU, klaren Rollen und protokollierten Schritten. Jeder automatisierte Vorgang ist nachvollziehbar. Auf Wunsch dokumentieren wir die Verarbeitung so, dass sie zu deinen internen Vorgaben passt und im Zusammenspiel von DSGVO und AI Act nachvollziehbar vorbereitet ist. Datenschutz ist dabei kein Anhängsel, sondern Teil der Architektur.

Wie wir Compliance praktisch umsetzen

  • Compliance entsteht nicht durch ein Dokument am Ende, sondern durch die Bauweise.

  • Wir definieren, welche Fälle automatisch durchlaufen und welche eine menschliche Freigabe brauchen.

  • Wir protokollieren jeden Schritt, damit er im Zweifel geprüft werden kann.

  • Wir halten fest, welche Daten verarbeitet werden und wo sie liegen.

  • Und wir sorgen dafür, dass dein Team die nötige KI-Kompetenz aufbaut, sei es durch eine kurze Einführung oder durch begleitendes Enablement.

  • So wird der AI Act vom Hindernis zum Vertrauensargument gegenüber Kunden und Prüfern.

Was du gewinnst

  • Du gewinnst Automatisierung, die nicht nur schnell ist, sondern auch prüfbar.

  • Du gewinnst Vertrauen bei Geschäftsführung, Betriebsrat und Kunden, weil nachvollziehbar ist, was die KI tut.

  • Und du gewinnst Ruhe, weil du auf Nachfragen von Prüfern vorbereitet bist.

  • Regelkonformität und ROI sind kein Widerspruch.

  • Ein sauber gebauter Prozess ist meist auch der robustere.

Zeit für eine ehrliche Einschätzung? Gespräch buchen über unseren Buchungskalender, alternativ per Mail an info@prozessautomatisierung.co.

Strategiegespräch buchen

Direkt im Kalender

Buche dein Strategiegespräch über den Kalender: Strategiegespräch buchen. Alternativ erreichst du uns per E-Mail unter info@prozessautomatisierung.co.

Alternativ per E-Mail an info@prozessautomatisierung.co

Prozess prüfen

FAQ

Was verlangt Art. 4 des EU AI Act genau?
Art. 4 verlangt seit dem 02.02.2025 ausreichende KI-Kompetenz bei allen, die KI-Systeme einsetzen oder betreiben. Menschen sollen verstehen, wie ein System arbeitet, wo Risiken liegen und wann sie eingreifen müssen. Für Automatisierung mit KI bedeutet das klare Freigaben, nachvollziehbare Schritte und ein Team, das die eingesetzte KI steuern kann.
Ist Prozessautomatisierung mit KI ein Hochrisiko-System?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. Viele Automatisierungen in Buchhaltung, Logistik oder HR-Verwaltung sind kein Hochrisiko im Sinne der Verordnung. Wo Entscheidungen mit größerer Tragweite fallen, ordnen wir den Fall sorgfältig ein und setzen die passenden Kontrollen. Wir klären das früh, statt später überrascht zu werden.
Wie stellt ihr DSGVO-Orientierung sicher?
Durch Server und Datenverarbeitung in Deutschland oder der EU, klare Rollen, protokollierte Schritte und eine dokumentierbare Verarbeitung. Personenbezogene Daten werden nur dort verarbeitet, wo es der Prozess erfordert. Auf Wunsch liefern wir die Nachweise, die deine interne Datenschutzprüfung braucht.
Braucht mein Team eine KI-Schulung?
In der Regel ja, zumindest eine kurze, praxisnahe Einführung. Die KI-Kompetenzpflicht setzt voraus, dass Beteiligte die eingesetzte KI verstehen. Wir bauen dieses Verständnis begleitend auf, damit die Pflicht erfüllt ist und dein Team die Automatisierung sicher betreibt.
Verlangsamt Compliance die Automatisierung?
Nein, wenn sie von Anfang an mitgebaut wird. Compliance als nachträgliches Dokument bremst, Compliance als Bauweise nicht. Klare Freigaben und Protokolle sind ohnehin gute Praxis und machen den Prozess robuster, nicht langsamer.
Gilt der AI Act auch für kleine Unternehmen?
Die KI-Kompetenzpflicht aus Art. 4 gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle, die KI einsetzen oder betreiben. Auch der Mittelstand ist also betroffen. Die gute Nachricht ist, dass die Umsetzung schlank sein kann, wenn sie in die Automatisierung eingebaut wird.