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Einstieg

RPA, KI oder Kombination? Die Entscheidungshilfe.

Die häufigste Frage vor einer Automatisierung ist nicht ob, sondern wie: reicht klassische RPA, braucht es KI, oder ist die Kombination richtig? Diese Entscheidungshilfe führt dich mit wenigen Fragen zu einer klaren Empfehlung, ohne Verkaufsdruck und ohne Fachchinesisch. Sie ersetzt kein Assessment, gibt dir aber in wenigen Minuten eine belastbare Richtung, mit der du intern weiterdenken kannst.

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Was reinkommt: PDF-Rechnungen, E-Mail-Anfragen, Bestellungen, Formulare, Excel-Listen, Onboarding. KI + RPA. Wo es landet: SAP, CRM, DATEV, Freigabe.

Interaktives Tool

RPA, KI oder Kombination?

Mit wenigen Fragen zu einer klaren Empfehlung: klassische RPA, Prozessautomatisierung mit KI oder die Kombination.

01 Wie sehen die Eingaben aus?
02 Wie stabil sind die Regeln?
03 Wie oft treten Ausnahmen auf, die heute ein Mensch entscheidet?
04 Gibt es echte Schnittstellen zu den Zielsystemen (SAP, CRM, DATEV)?
05 Wie hoch ist das Volumen?
06 Wie kritisch sind Fehler?

Empfehlung

0 von 6 Fragen beantwortet

Beantworte alle Fragen, dann erscheint hier deine Auswertung.

Mögliche Ergebnisse

  • Klassische RPA
  • Prozessautomatisierung mit KI
  • Kombination RPA plus KI

VergleichProzessautomatisierung mit KIRPA

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Die Empfehlung ist eine Orientierung. Das Assessment trifft die finale Entscheidung am echten Prozess.

Die Berechnung läuft nur in deinem Browser, nichts wird übertragen oder gespeichert.

So rechnet das Tool
  • Jede Antwort a zählt 0 Punkte, b zählt 1 Punkt, c zählt 2 Punkte. Die Summe über alle sechs Fragen ergibt einen Wert von 0 bis 12.
  • Frage 1 und Frage 2 sind die Leitachsen und werden zusätzlich gesondert ausgewertet.
  • Klassische RPA: Gesamtsumme 0 bis 3 und Frage 1 ist a und Frage 2 ist a.
  • Prozessautomatisierung mit KI: Frage 1 ist c oder Frage 3 ist c, unabhängig von der Summe.
  • Kombination RPA plus KI: alle übrigen Fälle, insbesondere Gesamtsumme 4 bis 9 oder gemischte Antworten.
  • Integrations-Hinweis: Ist Frage 4 c, wird er in jeder Empfehlung ergänzt.
  • Robustheits-Hinweis: Ist Frage 6 c, wird er ergänzt.

Annahmen

  • Treffen die Bedingungen für KI und für klassische RPA zugleich zu (Frage 3 ist c bei sonst festem Ablauf), gilt die KI-Empfehlung, weil sie "unabhängig von der Summe" gilt.

Passt das zu eurer Situation? Buch ein Strategiegespräch über unseren Buchungskalender, alternativ per Mail an info@prozessautomatisierung.co.

Wie die Entscheidungshilfe denkt

Der Kern der Entscheidung sind zwei Achsen: Wie strukturiert sind die Eingaben, und wie stabil sind die Regeln? Sind Eingaben immer gleich und Regeln fest, ist reine RPA oft die schlankste Wahl. Sind Eingaben unstrukturiert oder wechseln sie häufig, lohnt KI. Kommt beides zusammen, ist die Kombination richtig. Dazu kommen Fragen zu Ausnahmen, Integration und Volumen, die die Empfehlung schärfen.

Fragen

  1. Wie sehen die Eingaben aus?

    (a) Immer gleiches, festes Format. (b) Meist strukturiert, gelegentlich Abweichungen. (c) Oft unstrukturiert, etwa PDFs mit wechselndem Layout oder freie Texte.

  2. Wie stabil sind die Regeln?

    (a) Fest und selten geändert. (b) Meist stabil, mit Ausnahmen. (c) Häufig wechselnd oder viele Sonderfälle.

  3. Wie oft treten Ausnahmen auf, die heute ein Mensch entscheidet?

    (a) Selten. (b) Regelmäßig. (c) Oft, sie machen einen großen Teil aus.

  4. Gibt es echte Schnittstellen zu den Zielsystemen (SAP, CRM, DATEV)?

    (a) Ja, für die meisten Schritte. (b) Teilweise. (c) Kaum, vieles läuft über Oberflächen.

  5. Wie hoch ist das Volumen?

    (a) Hoch und gleichförmig. (b) Mittel. (c) Schwankend oder wachsend.

  6. Wie kritisch sind Fehler?

    (a) Gering. (b) Spürbar. (c) Hoch, Fehler sind teuer.

Empfehlungslogik

  1. Jede Antwort a zählt 0 Punkte, b zählt 1 Punkt, c zählt 2 Punkte. Summe über alle sechs Fragen ergibt einen Wert von 0 bis 12.

  2. Frage 1 und Frage 2 sind die Leitachsen und werden zusätzlich gesondert ausgewertet.

  3. Empfehlung klassische RPA

    Gesamtsumme 0 bis 3 und Frage 1 ist a und Frage 2 ist a. Begründung: feste Formate, stabile Regeln, wenige Ausnahmen. RPA ist die schlankste Lösung.

  4. Empfehlung Prozessautomatisierung mit KI

    Frage 1 ist c oder Frage 3 ist c, unabhängig von der Summe. Begründung: unstrukturierte Eingaben oder viele Ausnahmen verlangen ein Verstehen, das reine Regeln nicht leisten.

  5. Empfehlung Kombination RPA plus KI

    alle übrigen Fälle, insbesondere Gesamtsumme 4 bis 9 oder gemischte Antworten. Begründung: strukturierte Basis mit Abweichungen profitiert von RPA für die geraden Fälle und KI für die Ausnahmen.

  6. Integrations-Hinweis

    Ist Frage 4 c, ergänze in jeder Empfehlung den Hinweis, dass RPA für Oberflächen nötig sein kann, echte Schnittstellen aber Vorrang haben, sobald verfügbar.

  7. Robustheits-Hinweis

    Ist Frage 6 c, ergänze den Hinweis auf menschliche Freigaben für kritische Fälle und protokollierte Schritte gemäß EU AI Act.

  8. Ausgabe immer mit dem Zusatz, dass dies eine Orientierung ist und das Assessment die finale Entscheidung am echten Prozess trifft.

Ausgabe

Die Entscheidungshilfe zeigt eine der drei Empfehlungen deutlich an: klassische RPA, Prozessautomatisierung mit KI oder die Kombination. Dazu eine Klartext-Begründung, etwa "Weil deine Eingaben oft unstrukturiert sind und Ausnahmen häufig, lohnt sich Prozessautomatisierung mit KI." Ergänzend erscheinen der Integrations- und der Robustheits-Hinweis, wenn sie zutreffen. Ein Satz macht klar, dass die Empfehlung eine Orientierung ist und kein Assessment ersetzt.

Vom Ergebnis zum Piloten

Wenn die Empfehlung steht, nehmen wir den Prozess im Assessment genauer auf, prüfen Systeme, Ausnahmen und Integration und schlagen einen Piloten vor. So wird aus einer Richtung ein belegter ROI. Mehr auf Prozessautomatisierung mit KI vs, Prozessautomatisierung mit KI und RPA einfach erklärt.

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FAQ

Ersetzt die Entscheidungshilfe ein Assessment?
Nein. Sie gibt dir in wenigen Minuten eine belastbare Richtung, ob RPA, KI oder die Kombination passt. Die finale Entscheidung treffen wir am echten Prozess, weil Ausnahmen und Integration erst dort sichtbar werden. Die Entscheidungshilfe hilft dir, gut vorbereitet ins Gespräch zu gehen.
Was, wenn mein Ergebnis auf der Grenze liegt?
Dann ist meist die Kombination die sichere Wahl, weil sie die geraden Fälle mit RPA und die Ausnahmen mit KI abdeckt. Im Zweifel prüfen wir im Assessment, ob KI den Aufwand rechtfertigt oder ob Regeln genügen. Eine Grenzlage ist kein Problem, sondern ein guter Startpunkt.
Warum sind Eingaben und Regeln die Leitachsen?
Weil sie am stärksten darüber entscheiden, ob reine Regeln reichen. Feste Eingaben und stabile Regeln sind das Zuhause der RPA. Unstrukturierte Eingaben oder wechselnde Regeln verlangen ein Verstehen, das nur KI liefert. Ausnahmen, Integration und Volumen schärfen die Empfehlung zusätzlich.
Sind meine Eingaben in der Entscheidungshilfe sicher?
Die Entscheidungshilfe wertet nur deine Antworten zur Empfehlung aus und braucht keine personenbezogenen Daten. Für ein echtes Assessment arbeiten wir mit Servern und Daten in Deutschland oder der EU und klären vorher, welche Daten überhaupt nötig sind.