Einstieg

Prozessautomatisierung mit KI, die auch unstrukturierte Fälle löst.

Prozessautomatisierung mit KI ist der Schritt, der klassische RPA aus ihrer engsten Grenze holt. Reine Regelautomation funktioniert nur, solange jede Eingabe gleich aussieht. Sobald eine Rechnung ein neues Layout hat, eine Anfrage in freiem Text kommt oder ein Sonderfall auftaucht, bricht sie oder braucht wieder einen Menschen. KI schließt genau diese Lücke. Sie liest, klassifiziert und versteht das Unstrukturierte, und die RPA-Schicht führt danach die Klicks und Buchungen aus. Das Ergebnis ist ein Prozess, der auch dann durchläuft, wenn die Realität nicht in ein festes Formular passt.

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Wo KI den Unterschied macht

Der Nutzen von KI zeigt sich dort, wo Daten nicht sauber vorformatiert ankommen. Eine PDF-Rechnung mit wechselndem Aufbau wird ausgelesen, Positionen und Steuersätze werden erkannt, die Buchung landet vorbereitet in DATEV. Eine E-Mail-Anfrage in freiem Text wird klassifiziert und dem richtigen Prozess zugeordnet. Ein Vertrag oder ein Lieferschein wird geprüft, Abweichungen werden markiert. Überall dort, wo heute jemand liest, entscheidet und abtippt, übernimmt die KI den Verstehens-Teil und die Automatisierung den Ausführungs-Teil. Das ist der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die 60 Prozent der Fälle schafft, und einer, die auch die Ausnahmen mitnimmt.

RPA, KI und Integration als ein System

Wir behandeln die drei Schichten nicht getrennt. RPA klickt dort, wo keine saubere Schnittstelle existiert. KI liefert das Verständnis für unstrukturierte Eingaben. Die Integration verbindet beides mit SAP, deinem CRM und DATEV, damit Ergebnisse ohne Abtippen im System landen. Erst dieses Zusammenspiel macht Prozessautomatisierung mit KI robust. KI allein produziert nur Vorschläge, RPA allein bricht bei jeder Layout-Änderung. Zusammen entsteht ein Ablauf, der zuverlässig läuft und sich warten lässt, ohne dass jede kleine Änderung ein neues Projekt auslöst.

Was du gewinnst

Du gewinnst Prozesse, die nicht mehr bei jeder Ausnahme stehen bleiben.
Dein Team prüft und gibt frei, statt Zeile für Zeile abzutippen.
Fehler sinken, weil KI konsistent liest und die Automatisierung keine Schritte überspringt.
Und der ROI bleibt belegbar, weil wir am Piloten messen, wie viel ein Prozess heute kostet und was die Automatisierung einspart.
Kein Big-Bang, sondern ein sauberer Einstieg mit einem Prozess, der viel Handarbeit frisst und klar messbar ist.

Typische KI-Anwendungsfälle

In der Buchhaltung ist es die Belegverarbeitung mit wechselnden Rechnungslayouts.
In der Auftragsabwicklung ist es die Extraktion aus Bestellungen, die per Mail, PDF oder Formular kommen.
Im Kundenservice ist es die Klassifikation und Vorqualifizierung von Anfragen.
In HR ist es das Prüfen von Unterlagen im Onboarding.
Wir suchen bewusst den Fall, bei dem heute viel gelesen und entschieden wird, weil genau dort KI den größten Hebel hat und der ROI schnell sichtbar wird.

Prozessautomatisierung mit KI vs. klassische RPA

Prozessautomatisierung mit KI vs. klassische RPA
Kriterium	Klassische RPA	Prozessautomatisierung mit KI
Prozesstyp	nur regelbasiert	auch unstrukturiert
Eingaben	feste Formate	PDFs, freie Texte, Sonderfälle
Einrichtung	aufwendig	schlanker mit KI
Integration	punktuell	SAP, CRM, DATEV verbunden
Wartung	hoch bei Änderungen	robuster

Der ehrliche Unterschied ist die Abdeckung. Klassische RPA schafft die geraden Fälle, scheitert aber an allem, was abweicht, und schickt es zurück an den Menschen. Mit KI davor werden auch die Abweichungen sauber verarbeitet, und die Integration sorgt dafür, dass nichts doppelt gepflegt wird. Mehr im Detail auf RPA einfach erklärt und im Vergleich auf Prozessautomatisierung mit KI vs.

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FAQ

Was ist Prozessautomatisierung mit KI?

Prozessautomatisierung mit KI verbindet RPA, KI und Integration zu einem Ablauf. RPA übernimmt Klicks und Buchungen, KI liest und versteht unstrukturierte Eingaben wie PDFs und freie Texte, die Integration verbindet alles mit SAP, CRM und DATEV. So laufen auch Fälle automatisch, an denen reine Regelautomation scheitert.

Wann lohnt sich KI gegenüber reiner RPA?

Sobald Eingaben nicht immer gleich aussehen. Bei festen Formaten reicht RPA. Bei wechselnden Rechnungslayouts, freien Texten oder häufigen Ausnahmen holt KI die Fälle mit, die RPA an den Menschen zurückgibt. Wir prüfen im Assessment, ob KI den Aufwand rechtfertigt oder ob Regeln genügen.

Bleibt der Prozess nachvollziehbar?

Ja. Jeder Schritt ist protokolliert, und KI-Entscheidungen bekommen bei Unsicherheit eine menschliche Freigabe. So bleibt der Ablauf prüfbar und du behältst die Kontrolle über kritische Fälle, statt einer Blackbox zu vertrauen.

Wie geht ihr mit Fehlern der KI um?

Wir definieren Schwellen für Sicherheit. Klare Fälle laufen automatisch durch, unsichere landen zur Prüfung bei einem Menschen. So sinkt die Handarbeit deutlich, ohne dass Fehler unbemerkt durchrutschen. Die Quote justieren wir am echten Betrieb nach.

Welche Daten braucht die KI?

Meist reichen die Dokumente und Texte, die im Prozess ohnehin anfallen, etwa Rechnungen, Bestellungen oder Anfragen. Wir arbeiten mit Servern und Daten in Deutschland oder der EU und klären früh, welche Daten verarbeitet werden und wie sie geschützt sind.

Wie schnell ist ein KI-Prozess produktiv?

Weil wir mit einem klar umrissenen Piloten starten, ist der Nutzen oft in wenigen Wochen sichtbar. Wir bringen einen Prozess live, messen die Einsparung und bauen erst dann aus, wenn er trägt. So bleibt das Risiko klein und der ROI belegt statt behauptet.